Niemand wordt ’s ochtends wakker met de gedachte: we hebben nieuwe bedrijfssoftware nodig.
Waar organisaties wél mee wakker worden, zijn kleine frustraties die steeds vaker terugkomen. Een rapportage die iedere maand weer meer tijd kost dan gepland. Een personeelsmutatie die langs drie afdelingen moet voordat alles klopt. Een manager die vraagt om actuele cijfers, terwijl HR eerst nog twee Excel-bestanden moet samenvoegen.
Op zichzelf zijn het geen grote problemen. Sterker nog, de meeste organisaties leren ermee leven: er wordt een extra controle ingebouwd, iemand houdt een eigen lijstje bij of er ontstaat een handige workaround waar iedereen aan gewend raakt. Totdat niemand meer weet waarom een proces eigenlijk zo loopt.
Dat is vaak het moment waarop de naam AFAS Profit voor het eerst op tafel komt. Niet omdat de software die je gebruikt ineens slecht is geworden. Ook niet omdat AFAS per definitie de beste keuze is; het komt op tafel omdat de organisatie is veranderd. Processen die vijf jaar geleden logisch waren, sluiten niet meer aan op hoe er vandaag wordt gewerkt.
Veel organisaties beginnen hun zoektocht met de vraag: welk systeem moeten we kiezen? Terwijl de belangrijkste vraag eigenlijk een andere is, namelijk: Hebben we wel een softwareprobleem?
—-
Als een organisatie merkt dat processen stroperig worden, krijgt de software meestal als eerste de schuld. Dat is begrijpelijk. Een systeem is zichtbaar. Je werkt er iedere dag in. Dus als iets niet lekker loopt, lijkt de conclusie snel getrokken, toch zit het probleem vaak ergens anders.
Neem een organisatie die tien jaar geleden begon met vijftig medewerkers. Inmiddels zijn dat er honderdvijftig. Er kwamen nieuwe functies bij, extra vestigingen, andere verantwoordelijkheden en nieuwe wet- en regelgeving. Bij iedere verandering werd het proces een klein beetje aangepast: een extra controle hier, een tijdelijke uitzondering daar. Niemand besloot bewust om het ingewikkelder te maken, het gebeurde gewoon, stap voor stap.
Het resultaat? Een proces dat ooit perfect werkte, maar inmiddels afhankelijk is geworden van mensen die precies weten welke uitzonderingen er zijn. Nieuwe collega’s moeten het ‘gevoel’ krijgen. Managers houden hun eigen lijstjes bij. En als iemand op vakantie is, blijkt ineens hoeveel kennis er alleen in iemands hoofd zit.
Dat los je niet op door automatisch andere software te kopen.
—-
Niet wanneer je huidige software één functie mist en ook niet wanneer een leverancier een mooie demo geeft.
AFAS Profit wordt interessant op het moment dat je merkt dat processen belangrijker zijn geworden dan systemen. Dat collega’s steeds vaker om de software heen werken in plaats van ermee. Dat informatie op meerdere plekken wordt bijgehouden, omdat niemand erop vertrouwt dat alles nog compleet is.
Dat zie je bijvoorbeeld terug in organisaties waar HR, payroll en finance allemaal met dezelfde gegevens werken, maar toch hun eigen waarheid hebben. Of waar rapportages pas beschikbaar zijn nadat iemand handmatig gegevens uit verschillende systemen heeft samengevoegd. Niet omdat de medewerkers hun werk niet goed doen, maar omdat het proces daar inmiddels om vraagt.
AFAS is in zo’n situatie geen doel op zich. Het is een aanleiding om opnieuw te kijken naar de manier waarop de organisatie werkt. Welke stappen voegen echt waarde toe? Welke controles zijn ooit bedacht, maar inmiddels overbodig? En waarom voeren drie mensen eigenlijk dezelfde gegevens in?
Dat gesprek is veel belangrijker dan de keuze voor een softwarepakket. Want als die vragen niet worden gesteld, verhuist een inefficiënt proces simpelweg mee naar een nieuw systeem.
—-
Dat is waarschijnlijk minder zwart-wit dan je zou hopen. Er bestaat namelijk geen moment waarop een organisatie ineens “klaar” is voor AFAS. Er is geen magische grens van honderd medewerkers of een bepaalde omzet waarbij een nieuw ERP-systeem automatisch de logische volgende stap wordt.
Toch zie je in de praktijk wel dezelfde signalen terugkomen. Het eerste signaal is dat informatie op verschillende plekken leeft. HR houdt gegevens bij in het HR-systeem, finance heeft een eigen overzicht en managers bewaren weer hun eigen Excelbestanden. Iedereen werkt met dezelfde informatie, maar niemand weet meer zeker welke versie actueel is.
Een tweede signaal is dat processen afhankelijk worden van specifieke mensen. Niet omdat zij hun werk bijzonder ingewikkeld maken, maar omdat zij als enige weten welke uitzonderingen er zijn. Als die collega op vakantie is, wordt ineens duidelijk hoeveel kennis nooit echt is vastgelegd.
Ook herkenbaar: afdelingen werken steeds harder om hetzelfde resultaat te behalen. Niet omdat medewerkers minder efficiënt zijn geworden, maar omdat de organisatie is gegroeid terwijl de processen grotendeels hetzelfde zijn gebleven. Wat ooit prima werkte voor dertig medewerkers, begint bij honderdvijftig collega’s te knellen.
Juist op dat moment kan AFAS Profit veel meer zijn dan een nieuw softwarepakket. Het biedt de kans om processen opnieuw tegen het licht te houden en keuzes te maken die jarenlang blijven werken. Niet door oude werkwijzen één op één over te zetten, maar door eerst de vraag te stellen waarom een proces überhaupt zo is ingericht.
—-
Vraag een organisatie waarom een implementatie is mislukt en de kans is groot dat het antwoord over het systeem gaat.
“Het pakket bleek toch niet te passen.”
“De software kon niet wat we nodig hadden.”
“Gebruikers kregen het niet onder de knie.”
Natuurlijk komt dat voor, maar vaak ligt, helaas, de oorzaak ergens anders. Een implementatie begint namelijk niet met software, die begint met keuzes.
Welke processen voegen daadwerkelijk waarde toe? Welke stappen zijn ooit bedacht, maar inmiddels overbodig? Welke informatie wil je één keer vastleggen en daarna overal kunnen gebruiken? En welke uitzonderingen zijn eigenlijk helemaal geen uitzonderingen meer geworden?
Pas als daar duidelijke antwoorden op zijn, krijgt software de kans om te doen waar het goed in is: ondersteunen. Sla je die stap over, dan digitaliseer je vooral bestaande inefficiëntie. Het resultaat is een modern systeem met precies dezelfde frustraties als daarvoor.
—-
Dat klinkt misschien vreemd voor een organisatie die organisaties helpt met AFAS, toch geloven wij dat dit precies is waar het verschil wordt gemaakt. Een implementatie is geen technisch project, het is een organisatievraagstuk. Software is uiteindelijk een hulpmiddel, geen oplossing op zichzelf.
Daarom kijken wij liever eerst naar de manier waarop een organisatie werkt dan naar de inrichting van het systeem. Dat is de eerste stap voor je naar implementatie gaat. Welke informatie wordt dubbel ingevoerd? Waar wachten collega’s op elkaar? Welke controles zijn echt noodzakelijk en welke zijn ooit ontstaan uit gewoonte?
Dat levert regelmatig verrassende inzichten op. Soms blijkt AFAS inderdaad de juiste keuze. Soms blijkt dat een bestaande AFAS-omgeving veel slimmer ingericht kan worden. En soms zit de grootste winst helemaal niet in software, maar in het versimpelen van processen.
Dat laatste klinkt misschien minder spectaculair dan een compleet nieuw systeem. Maar het levert organisaties vaak veel meer op.
—-
De betere vraag is: Welke problemen probeer je eigenlijk op te lossen?
Als de grootste frustratie zit in een gebrek aan overzicht, dubbel werk, handmatige controles en processen die met de organisatie zijn meegegroeid, dan is het verstandig om serieus naar AFAS Profit te kijken. Niet omdat AFAS een wondermiddel is, maar omdat het organisaties dwingt opnieuw na te denken over de manier waarop ze werken. En juist daar ontstaat meestal de grootste winst.
Wie een implementatie ziet als het installeren van nieuwe software, zal waarschijnlijk teleurgesteld raken, maar wie een implementatie ziet als een kans om processen slimmer, eenvoudiger en toekomstbestendig in te richten, haalt vaak veel meer uit dezelfde investering.
En misschien is dat wel het antwoord op de vraag waarmee deze blog begon: je kiest niet voor AFAS Profit omdat je nieuwe software wilt. Je kiest ervoor wanneer je organisatie toe is aan een nieuwe manier van werken.
Of je nu overstapt naar naar software zoals AFAS of Loket, een bestaande inrichting wilt verbeteren of tijdelijk extra capaciteit nodig hebt: wij helpen je verder. Zonder poespas, mét resultaat. Bel ons op +31 20 211 78 72 of stuur een bericht via het contactformulier.