Stel, je loopt door je huis en merkt dat de keuken niet meer praktisch is. De indeling klopt niet, er is te weinig opbergruimte en iedereen loopt elkaar in de weg. Niemand zegt dan meteen: we slopen het hele huis, maar toch gebeurt dat bij bedrijfssoftware opvallend vaak.
Zodra processen stroef verlopen, rapportages te veel tijd kosten of collega’s steeds vaker buiten het systeem om werken, ontstaat al snel het idee dat er een compleet nieuw systeem moet komen. Of dat de huidige omgeving volledig opnieuw ingericht moet worden.
Terwijl de werkelijkheid vaak een stuk minder zwart-wit is. Niet iedere organisatie heeft een nieuwe implementatie nodig. En een bestaande AFAS-omgeving is lang niet altijd ‘versleten’. Regelmatig zit de grootste winst juist in het slimmer inrichten van wat er al is.
De vraag is dus niet óf je iets moet veranderen, de vraag is wat.
—-
Een AFAS-implementatie betekent meer dan het installeren van software: het is het moment waarop een organisatie opnieuw bepaalt hoe processen ingericht moeten worden. Dat zie je vaak bij organisaties die voor het eerst met AFAS gaan werken, maar ook bij bedrijven die zijn gegroeid, gefuseerd of jarenlang met verschillende losse systemen hebben gewerkt.
Een implementatie begint daarom niet met schermen en instellingen, maar met vragen.
Hoe loopt een proces vandaag? Waar ontstaan vertragingen? Welke informatie wordt dubbel vastgelegd? Welke handelingen voegen echt iets toe en welke zijn ooit ontstaan omdat het toen de makkelijkste oplossing was?
Pas als daar een duidelijk beeld van is, krijgt de inrichting van AFAS betekenis.
Een goede implementatie draait niet om zoveel mogelijk functionaliteiten gebruiken. Het draait om processen eenvoudiger maken, zodat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer tijd overhouden voor hun werk.
—-
Organisaties die al jaren met AFAS werken, herkennen een ander patroon. Het systeem doet eigenlijk wat het moet doen: salarissen worden verwerkt, mutaties komen binnen en rapportages zijn beschikbaar. Op papier lijkt alles in orde, maar toch groeit het gevoel dat er meer in zit.
Nieuwe functionaliteiten worden niet gebruikt. Processen bevatten stappen die ooit logisch waren, maar inmiddels overbodig zijn. Medewerkers voeren dezelfde gegevens meerdere keren in of kiezen voor een eigen Excelbestand omdat dat sneller voelt.
Dat betekent niet dat AFAS niet goed werkt, het betekent meestal dat de organisatie is veranderd, terwijl de inrichting is blijven staan en En dat is precies waar optimalisatie om draait.
Niet opnieuw beginnen, wel kritisch kijken naar wat slimmer, eenvoudiger of efficiënter kan.
—-
Er is geen vaste checklist, maar een aantal situaties komt steeds terug. Bijvoorbeeld wanneer je organisatie nog niet met AFAS werkt en verschillende losse systemen wilt vervangen door één geïntegreerde omgeving.
Of wanneer een fusie ervoor zorgt dat processen opnieuw ingericht moeten worden. Ook een snelle groei kan een reden zijn. Wat jarenlang goed werkte voor vijftig medewerkers, hoeft niet automatisch geschikt te zijn voor een organisatie die inmiddels drie keer zo groot is.
In die gevallen is een implementatie vaak de meest logische keuze, omdat je niet alleen een nieuw systeem introduceert, maar tegelijkertijd een nieuw fundament legt.
—-
Misschien wel vaker dan je denkt. Veel organisaties gebruiken maar een deel van de mogelijkheden die AFAS biedt. Niet omdat medewerkers iets verkeerd doen, maar omdat een systeem zich in de loop der jaren ontwikkelt. Nieuwe collega’s nemen bestaande werkwijzen over, uitzonderingen worden vaste processen en nieuwe functionaliteiten verdwijnen naar de achtergrond omdat niemand tijd heeft gehad om ze goed te bekijken.
Daardoor ontstaat langzaam een omgeving die nog prima functioneert, maar niet meer optimaal aansluit op de organisatie van vandaag. Juist daar kan een optimalisatietraject verrassend veel opleveren.
Soms is één procesaanpassing voldoende om dagelijks tijd te besparen. Soms blijken meerdere handmatige controles volledig geautomatiseerd te kunnen worden. En regelmatig ontdekken organisaties dat ze al jaren beschikken over functionaliteiten waar ze nooit gebruik van hebben gemaakt.
Dat vraagt geen nieuwe implementatie, wel een lekkere frisse blik.
—-
In de praktijk zien we organisaties soms te snel concluderen dat ze opnieuw moeten beginnen. Terwijl het tegenovergestelde ook voorkomt: bedrijven blijven jarenlang doorwerken in een inrichting die eigenlijk niet meer past, omdat ze denken dat een implementatie een veel te grote stap is.
Beide keuzes kunnen onnodig kostbaar zijn en daarom begint een goed advies nooit met een oplossing.
Eerst wil je begrijpen waar de knelpunten echt zitten. Gaat het om de inrichting van AFAS? Om processen die in de loop der jaren zijn dichtgeslibd? Of ligt de oorzaak ergens heel anders? Pas als je dat onderscheid maakt, kun je bepalen welke stap logisch is.
—-
Misschien is dat niet de eerste beslissing die je hoeft te nemen. Begin met de vraag waar het wringt. Zijn processen ingewikkelder geworden dan nodig? Wordt informatie dubbel vastgelegd? Of loop je simpelweg tegen de grenzen van je huidige systeem aan?
Pas als je dat scherp hebt, wordt duidelijk welke route past. Soms is dat een volledige AFAS-implementatie, maar vaak genoeg is het een slimme optimalisatie van de omgeving die er al staat.
En precies daarom begint een goed advies niet met de oplossing, maar met de juiste vraag.
Of je nu overstapt naar software zoals AFAS of Loket, een bestaande inrichting wilt verbeteren of tijdelijk extra capaciteit nodig hebt: wij helpen je verder. Zonder poespas, mét resultaat. Bel ons op +31 20 211 78 72 of stuur een bericht via het contactformulier.