5 tips om hybride werken fiscaal en praktisch goed te regelen

Thuis, op kantoor of ergens daartussenin? Hybride werken is niet meer weg te denken uit het werklandschap. Veel organisaties omarmen het, maar de praktijk blijkt soms een woud van fiscale regels, arbo-verantwoordelijkheden en praktische rompslomp.

Tegelijkertijd speelt er iets anders: steeds meer werkgevers willen medewerkers weer vaker op kantoor. Terwijl werknemers zweren bij hun thuiswerkplek, focus en koffie zonder wachtrij. Herkenbaar? Dan is het tijd om hybride werken opnieuw – en goed – te organiseren. Niet alleen fiscaal, maar ook in de praktijk.

We helpen je op weg met 5 concrete tips. Geen gedoe, gewoon helder.

1. Zorg voor een duidelijk thuiswerkbeleid 

Klinkt als een open deur, maar veel organisaties missen nog een concreet beleid. Wie werkt wanneer thuis? Is het vrijwillig of verplicht? Hoe wordt overlegd? En: wie regelt die bureaustoel?

📌 Actualiteitstip: De spanning tussen ‘vrijheid’ en ‘verwachting’ groeit. Werknemers willen flexibiliteit, werkgevers soms meer fysieke aanwezigheid. Leg dus vast wat de bedoeling is – en waarom.

Waarom dit belangrijk is:

• Werknemers weten waar ze aan toe zijn.

• Je voorkomt scheve gezichten of willekeur.

• Het helpt je voldoen aan de fiscale en arbotechnische eisen.

💡 Tip: Leg afspraken vast in een addendum bij de arbeidsovereenkomst of in een thuiswerkregeling.

2. Denk aan de arboregels: thuis is óók een werkplek 

Werkgevers hebben een zorgplicht – óók bij thuiswerken. Een laptop op schoot aan de keukentafel mag niet de standaard zijn.

✅ Verstrek bijvoorbeeld:

• Een goede bureaustoel

• Een verstelbaar bureau of laptopstandaard

• (Een deel van) een beeldscherm of toetsenbord

🧾 Dit mag vaak onbelast via de arbovrijstelling, mits je een arboplan hebt én de spullen ‘gericht’ verstrekt.

3. Maak gebruik van de thuiswerkvergoeding

Sinds 2022 mogen werkgevers een gerichte onbelaste thuiswerkvergoeding geven van €2,40 per thuiswerkdag (bedrag 2025). Deze vergoeding is bedoeld voor o.a. koffie, elektriciteit en verwarming.

Let op:

• De thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding zijn niet te combineren op dezelfde dag.

• Thuis = thuisvergoeding. Kantoor = reiskostenvergoeding.

💡 Regel dit netjes in je administratie of tijdregistratie.

4. Let op je IT & beveiliging 

Hybride werken brengt extra risico’s met zich mee op het gebied van data, privacy en netwerkveiligheid.

Checklist voor veilig hybride werken:

• VPN of beveiligde verbinding

• Beleid voor BYOD (Bring Your Own Device)

• Beveiligde opslag van bestanden

• Bewustwordingstraining over phishing en datalekken

📌 Veel IT-middelen kun je fiscaal onbelast verstrekken via de werkkostenregeling (WKR) of als ‘noodzakelijke werkmiddelen’.

5. Houd grip op bereikbaarheid en samenwerking 

Hybride werken werkt alleen als de samenwerking blijft lopen. En nee, daar is niet per se elke dag een videocall voor nodig.

• Plan vaste kantoordagen of teamdagen

• Gebruik samenwerkingstools zoals Teams of Slack slim (en niet té veel)

• Stimuleer informeel contact – ook op afstand

• Maak bereikbaarheid bespreekbaar in plaats van te controleren

🎯 Hybride werken zonder houvast = chaos. Met afspraken = vrijheid én structuur.

Tot slot

Hybride werken is geen hype meer, maar realiteit. De uitdaging zit ‘m in het balanceren tussen vrijheid voor de werknemer en grip voor de werkgever. Zeker nu de druk toeneemt om weer “meer op kantoor” te zijn, is het tijd om hybride werken opnieuw onder de loep te nemen.

Met deze tips ben je fiscaal, arbotechnisch én menselijk goed voorbereid.

🔍 Meer weten over vergoedingen, thuiswerkbeleid of praktische oplossingen?
Talento denkt graag met je me